CRA freelance, portage salarial et ESN : qui le remplit, qui le valide

Le principe commun

Un compte rendu d'activité est rempli par la personne qui a fait le travail et validé par celle qui reçoit la prestation, en général le responsable opérationnel côté client (chef de projet, responsable d'équipe). Entre les deux, il peut y avoir un ou deux intermédiaires, une ESN ou une société de portage, qui vérifient le CRA avant de facturer.

La validation porte sur le nombre de jours, pas sur la qualité du travail. Valider un CRA, c'est confirmer « oui, ce consultant a bien travaillé 18 jours pour nous ce mois-ci ». C'est pour cela que le CRA validé sert ensuite de justificatif à la facture. Si vous découvrez le sujet, commencez par notre guide CRA (compte rendu d'activité) : définition, contenu et exemple.

Qui fait quoi : le tableau récapitulatif

Consultant salarié d'une ESN

Le consultant est salarié de l'ESN, et c'est l'ESN qui a signé le contrat de prestation avec le client. Chaque mois, le consultant remplit son CRA, le responsable côté client le valide, et l'ESN facture le client sur cette base.

En interne, le même CRA a deux autres usages. Le manager de l'ESN s'en sert pour suivre le taux d'activité de son équipe et repérer l'intercontrat. Le service paie y retrouve les absences et les astreintes du mois. Trois points méritent une attention particulière :

• Les congés. Ils se posent auprès de l'ESN, qui est l'employeur, et le CRA doit les refléter exactement. Un congé présent dans l'outil RH mais absent du CRA, ou l'inverse, fausse la facture ou la paie.
• L'intercontrat. Les jours sans mission se déclarent comme tels, ou comme formation. Ils ne sont pas facturés, mais ils comptent pour le suivi de l'activité.
• La double saisie. Certains clients imposent leur propre outil de suivi du temps, et l'ESN a le sien. Désignez une référence unique et rapprochez les deux chaque mois, avant la facturation.

Freelance en direct

Le freelance, qu'il exerce en entreprise individuelle, en micro-entreprise, en EURL ou en SASU, facture directement son client. Il remplit son CRA, le fait valider par son interlocuteur chez le client, puis émet sa facture en y joignant le CRA validé.

Un freelance n'a ni congés payés ni RTT : les jours non travaillés ne sont simplement pas facturés. Il reste utile de les indiquer sur le CRA, et surtout de prévenir le client à l'avance. Comme il n'y a pas d'intermédiaire, tout doit être prévu dans le contrat :

• l'unité de facturation (jour, demi-journée) et le TJM ;
• le traitement des jours fériés et des éventuels jours travaillés le week-end ;
• la date limite d'envoi du CRA et le nom de la personne qui le valide ;
• le mode de validation accepté : e-mail, signature du PDF, outil en ligne ;
• les conditions des astreintes, si le client en demande.

Freelance en sous-traitance via une ESN

C'est un montage très courant dans l'informatique. Le freelance signe avec une ESN ou une société d'intermédiation, qui a elle-même le contrat avec le client final. Le CRA suit alors une chaîne :

1. le freelance remplit son CRA, souvent sur le modèle ou dans l'outil de l'ESN ;
2. le client final le valide ;
3. l'ESN facture le client final ;
4. le freelance facture l'ESN, sur le même nombre de jours.

Le TJM facturé au client final n'est pas celui du freelance, puisque l'ESN prend une marge, mais le nombre de jours est identique dans les deux factures. Le paiement du freelance est souvent conditionné à la validation du CRA par le client final : un CRA validé en retard retarde donc toute la chaîne. Vérifiez dans votre contrat de sous-traitance qui doit obtenir la validation, dans quel délai, et à partir de quand court le délai de paiement.

Salarié porté (portage salarial)

En portage salarial, le consultant trouve lui-même ses missions et négocie son tarif, mais il est salarié d'une société de portage. C'est cette société qui signe le contrat commercial avec le client et qui le facture. Chaque mois :

1. le consultant porté remplit son CRA ;
2. le client le valide ;
3. la société de portage facture le client sur la base du CRA validé ;
4. elle transforme le chiffre d'affaires encaissé en salaire, après déduction de ses frais de gestion et des cotisations.

Le CRA déclenche donc à la fois la facture et le salaire. Un CRA transmis en retard à la société de portage retarde les deux. Chaque société fixe sa propre date limite mensuelle et son propre format, souvent un modèle à faire signer par le client ou un espace en ligne. Renseignez-vous dès le début de la mission.

Qui valide, concrètement ?

• Côté client, la personne qui suit le travail au quotidien : chef de projet, responsable d'équipe ou directeur de programme. Le service achats intervient plutôt sur le bon de commande et la facture.
• Côté prestataire, le manager de l'ESN vérifie la cohérence (congés, intercontrat, bon de commande) avant de facturer. La société de portage vérifie en général que le CRA a bien été validé par le client.
• Dans tous les cas, la validation doit laisser une trace : qui a validé, quelle version, à quelle date.

En cas de désaccord sur le nombre de jours, corrigez le CRA avant la facture. Une facture déjà émise ne se modifie pas : il faut établir un avoir, puis une nouvelle facture, ce qui retarde encore le paiement.

Éviter les retards de facturation

• Fixez dans le contrat le format du CRA, la date limite d'envoi, le nom de la personne qui valide et celui de son suppléant.
• Remplissez le CRA au fil de l'eau plutôt que de mémoire à la fin du mois.
• Soumettez-le dès le dernier jour ouvré du mois.
• Relancez le valideur rapidement si la validation tarde.
• Conservez le CRA validé avec la facture qu'il justifie.

Pour la méthode de saisie elle-même (jours ouvrés, demi-journées, congés, astreintes), consultez notre guide Comment remplir un CRA.

Questions fréquentes

Une validation par e-mail suffit-elle ?

Si le contrat ne précise rien, un e-mail du responsable client qui confirme le nombre de jours laisse déjà une trace datée. Beaucoup d'ESN et de sociétés de portage demandent toutefois un PDF signé ou une validation dans leur outil. Suivez le mode prévu par le contrat, et gardez l'e-mail avec le CRA.

Que faire si le client ne valide pas le CRA ?

Demandez d'abord ce qui bloque. Un désaccord sur un ou deux jours se règle en corrigeant le CRA et en le soumettant de nouveau. Un simple oubli se règle par une relance, idéalement auprès du suppléant désigné. Si le contrat prévoit une validation réputée acquise passé un certain délai, rappelez cette clause par écrit.

Qui conserve le CRA validé ?

Chaque partie a intérêt à en garder une copie. L'entité qui facture le client (freelance, ESN ou société de portage) le conserve avec la facture qu'il justifie, et le consultant garde sa propre copie en cas de question ultérieure.

Comment Dailii gère ces circuits

Dailii distingue quatre rôles : admin, manager, consultant et freelance. Le consultant ou le freelance remplit son CRA, en décrivant son mois en une phrase ou jour par jour, puis le soumet. Le manager le valide ou le rejette avec un commentaire, et un CRA validé est verrouillé.

La validation par le client final se fait en dehors de Dailii : l'export PDF reprend le calendrier du mois, le nombre de jours ouvrés et deux cadres de visa, pour le collaborateur et pour le responsable, à faire signer puis à transmettre au client ou à la société de portage. Dailii ne génère pas de factures : ses exports PDF et CSV servent de justificatifs.

Le plan Indépendant (9 € TTC par mois ou 84 € TTC par an) convient aux freelances et aux salariés portés. Le plan ESN (29 € TTC par mois, 3 utilisateurs inclus, puis 5 € TTC par utilisateur et par mois) couvre une équipe avec managers. Le détail est sur la page Tarifs.